80 dni przed godziną zero wdrożenia PPK dla II tury.
W II turze wdrożenie PPK obejmie ok. 20 tysięcy firm zatrudniających od 50 do 249 osób. W sumie do 24 kwietnia br. programem zostanie objętych kolejne 2 mln osób.
Z informacji PFR wynika, że około 10 % firm z 20 tys., czyli ok. 2 tys. firm podpisało już umowę o zarządzanie PPK.
To dobra informacja im wcześniej pracodawca zajmie się procesem PPK tym sprawniej, rzetelniej i ze spokojem wdroży i przygotuje się do prowadzenia tematu.
Po podpisaniu umowy o zarządzanie do 11.05 jest obowiązek podpisania umowy o prowadzenie i to jest czas startu bieżącej, codziennej pracy z PPK.
W I turze PPK wdrożyło ok. 4 tys. firm czyli tylko 20 % w odniesieniu do 20 tys. firm objętych wdrożeniem PPK w II turze.
Jakie są doświadczenia firm z I tury. Na co powinny zwrócić uwagę organizacje wdrażające PPK w II turze.
Po doświadczeniach z wdrożenia PPK I tury proces można podzielić na 2 główne etapy: I. Etap – wdrożenie PPK i II. Etap codzienna obsługa po uruchomieniu PPK.
Etap – wdrożenie
W tym etapie najważniejsze są poniższe kroki:
- Komunikacja do organizacji, to ważne by osoby zatrudnione w firmie wiedziały co jest PPK i dlaczego go wdrażamy
- Podjęcie decyzji jak będzie realizowany proces obsługi PPK: ręcznie czy przy wsparciu systemowym
- Dostosowanie procedur wewnętrznych do wybranego procesu
- Dostosowanie systemu płacowego do naliczania wpłat do PPK, rozliczania korekt i zaczytywania plików do instytucji finansowej
Etap – to codzienna obsługa po wróżeniu PPK:
- Podział osób zatrudnionych na zapisanych ustawowo: z automatu, na wniosek i nieuprawnionych
- Bieżąca weryfikacja nabywania uprawnień do PPK kolejnych osób
- Zarządzanie przepływem dokumentacji, czyli zbieranie deklaracji osób zatrudnionych w zakresie: przystąpienia osób 55+, rezygnacji, ponownego przystąpienia, zmiany poziomu wpłaty podstawowej, zmiany poziomu wpłaty dodatkowej, zmiany danych osobowych dla obecnych osób zatrudnionych
- Bieżąca komunikacja o PPK dla nowych osób w organizacji
- Aktualizacja zapisów w systemie płacowym zgodnie z decyzjami osób zatrudnionych
- Naliczanie wpłat do PPK
- Generowanie i przekazywanie plików do instytucji finansowej z uwzględnieniem ustawowych terminów ich przekazywania w tym rezygnacji przekazywanych co 7 dni
Jak widać etap wdrożenia rozpoczyna działanie PPK w organizacji na co dzień tak jak obsługa ZUS, czy podatków w związku z tym istotne jest aby dobrze wdrożyć proces, a w szczególności dobrze przygotować się do jego obsługi by nie stał się dla organizacji:
- Uciążliwy – zbieranie dokumentacji, archiwizacja, pamiętanie o zaczytywaniu danych do systemu placowego, pamiętanie o zaczytaniu danych do instytucji finansowej, komunikacja do nowych osób w organizacji,
- Kosztowny – dodatkowe etaty do obsługi PPK, korekty przy błędnym naliczeniu wpłat do PPK
- Ryzykowny dla firmy – niezadowolenie osób zatrudnionych z wdrożenia i komunikacji PPK; obarczenie ustawowymi karami
To jak wdrożymy PPK, a w szczególności jak przygotujemy proces jego obsługi, będzie miało istotny wpływ na jego sprawne działanie w organizacji.