Instrukcja obsługi portalu myppk.pl dla HR

1. Kliknij przycisk Logowanie Pracodawca

2. Wpisz swój Login

3. Wprowadź Hasło

  1. Przy pierwszym logowaniu system wymusza zmianę hasła.

  2. Nowe hasło musi spełniać następujące warunki:

    • minimum 8 znaków

    • małe i duże litery

    • cyfrę

    • znak specjalny  np: ! @ # $ % ^?  ( ) …

  1. Wprowadź następujące informacje:

    • ile osób zatrudnia Twoja Firma

    • czy pracodawca planuje wpłatę dodatkową na PPK (jeżeli tak podaj wartość procentową oraz uzupełnij opis; pomiń jeżeli nie planuje)

    • podaj przewidywaną datę podpisania umowy o prowadzenie PPK (ważne! data ta ma istotne znaczenie dla parametrów systemu; w oparciu o nią system wylicza wiek i staż pracy osób zatrudnionych)

    • wybierz instytucję finansową, z którą pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK (nazwa ta będzie wykorzystywana przez system w korespondencji z osobami zatrudnionymi)

    • wskaż Administratora HR

  2. Zdecyduj czy Pracodawca będzie wymagał podania numeru dokumentu tożsamości, np: dowodu osobistego. (system, zgodnie z rekomendacjami PFR, traktuje tę daną jako obligatoryjną)

  3. Zdecyduj czy Pracodawca pozwala na korzystanie z systemu osobom zatrudnionym nie posiadającym  adresu e-mail (rozwiązanie mniej bezpieczne). Jeżeli tak, system pozwoli na logowanie za pomocą unikatowego linka, który zostanie przekazany osobie zatrudnionej. Rozwiązanie sporadycznie stosowane np: na budowach, w halach produkcyjnych, etc., na zasadzie kiosku. Rozwiązaniem rekomendowanym jest założenie kont pocztowych w domenie pracownik@twoja-firma.myppk.pl (szczegóły: kontakt@myppk.pl)

  4. Jeżeli Twoja firma należy do sektora finansów publicznych potwierdź: „Tak”

  5. Zapisz wprowadzone zmiany

  6. Po uzupełnieniu wymaganych danych system obliczy wymagany termin wprowadzenia PPK dla Twojej organizacji

  7. Jeżeli Twoja Firma jest wielooddziałowa, wybierz z Menu Oddziały i dodaj nowy oddział. Podaj nazwę oddziału i zdecyduj, czy ma ona być widoczna dla osób zatrudnionych (ułatwia to generowanie raportów i wyszukiwanie wybranych pracowników)

  8. Ważne! Przed wygenerowaniem finalnej listy uczestników PPK, załącznika do umowy o prowadzenie PPK, potwierdź datę umowy . Po potwierdzeniu system zablokuje mozliwość wprowadzania zmian do myppk.pl

  1. Wybierz z menu Import osób

  2. Wybierz typ importu: Excel lub CSV

  3. Kliknij Pobierz szablon do wypełnienia

  4. Otwórz pobrany plik. Znajdziesz w nim przykłady poprawnie wypełnionych pól:

    • EMAIL – tu wpisz adres e-mail pracownika (będzie on loginem pracownika do portalu myppk.pl)

    • ID – tu wpisz unikatowy numer pracownika z Twojego systemu kadrowo-płacowego (ważne! numery nie mogą się powtarzać, po tym numerze system identyfikuje osobę)

    • DATA URODZENIA – tu wpisz datę urodzenia pracownika (na jej podstawie system będzie kwalifikował uczestników PPK do zapisanych z automatu lub na wniosek)

    • PODSTAWA ZATRUDNIENIA – wpisz właściwą formę zatrudnienia podając 2-literowy skrót:

      • UP – umowa o pracę

      • UZ – umowa zlecenia

      • UA – umowa agencyjna

      • KM – kontrakt menedżerski

      • RN – rada nadzorcza

      • IN – inne

    • UBEZPIECZENIE – wskaż czy osoba zatrudniona podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym lub pomimo przerwy w ubezpieczeniach jest uczestnikiem PPK (np: osoby przebywające na urlopie bezpłatnym); wpisz  TAK lub NIE

    • DATA ZATRUDNIENIA – ostatnia data zatrudnienia pracownika w firmie (od tej daty system będzie liczył staż do PPK)

Informacje o wymaganym formacie danych znajdują się w komentarzach w pliku lub na portalu po rozwinięciu pola Definicja kolumn. Są one zgodne z ustaleniami Grupy Roboczej PPK przy PFR.

  1. Przed zaczytaniem pliku do portalu usuń przykładowe dane.

  2. Zapisz gotowy plik importu.

  3. Na portalu kliknij Wybierz plik i wskaż plik do importu.

  4. Kliknij Prześlij plik. System zaimportuje wszystkie osoby zatrudnione i w podsumowaniu pokaże czy wszystkie dane wczytały się prawidłowo. W przypadku błędów korekt należy dokonać w pliku importu i ponownie zaczytać plik. (ważne! system nie zaczyta plików z błędami).

  5. Jeżeli zaczytane dane są poprawne kliknij Importuj dane do systemu.

  1. Po zaimportowaniu osób przejdź w menu do Wybór uprawnionych.

  2. System podzielił pracowników na:

    • zapisanych z automatu – dla osób w wieku od 18 do 55 lat

    • zapisanych na wniosek – dla osób, które ukończyły 55 lat i nie ukończyły 70 lat

    • nieuprawnionych – osoby niepodlegające PPK

    • osoby do weryfikacji – pracownicy, którzy nie spełniają kryterium 3-miesięcznego stażu

  3. Dokonaj sprawdzenia czy osoby znajdujące się z zakładce Do weryfikacji są uczestnikami PPK. Jeżeli tak wybierz  Zweryfikowana, jeżeli nie wybierz Nieuprawniona.

  4. Wyślij e-maile powitalne do uczestników PPK.

We wszystkich zakładkach wyboru uprawnionych istnieje możliwość filtrowania danych i raportowania oraz możliwość eksportu do Excela.

  1. System na podstawie deklaracji pracowników podzieli osoby zatrudnione na:

    • GOTOWI – tych, którzy uzupełnili komplet danych

    • W TRAKCIE – tych, którzy rozpoczęli uzupełnianie danych

    • ZREZYGNOWALI – osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK

  2. Klikając na ID pracownika można podejrzeć złożone przez niego dokumenty i potwierdzić dostarczenie ich do pracodawcy

  3. Komplet deklaracji złożonych przez pracowników znajduje się z zakładce Dokumenty.

  4. Po wypełnieniu przez wszystkich pracowników deklaracji PPK w menu Konfiguracja Potwierdź datę umowy aby zakończyć proces przypisania pracowników do PPK. 

  5. Z zakładki Gotowi dokonaj eksportu wybranego pliku (csv lub xml) do Agenta Transferowego.

  6. Po przekazaniu listy uczestników PPK łącznie z Umową o prowadzenie PPK pobierz archiwum.