Polityka prywatności portalu myppk.pl

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności dotyczy portalu służącego zbieraniu, przechowywaniu i archiwizacji Deklaracji PPK, funkcjonującego pod adresem: https://portal.myppk.pl (dalej „Portal myppk.pl” lub „Portal”). Polityka prywatności określa, w jaki sposób dbamy o Państwa dane osobowe.
2. Operatorem Portalu oraz Administratorem danych osobowych jest: PROPEOPLE sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Aleja Komisji Edukacji Narodowej 36 lok. 112B, 02-797 Warszawa.
3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej Administratora: kontakt@myppk.pl.

2. Definicje

Użyte w Polityce prywatności określenia należy rozumieć jak podano poniżej:

1. Administrator – ProPeople Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie przy ul. Aleja Komisji Edukacji Narodowej 36 lok. 112B, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000790635, numer NIP 9512485962, numer REGON 383635581, adres poczty elektronicznej: kontakt@myppk.pl, adres strony www: myppk.pl.
2. Administrator Konta (Administrator HR) – usługobiorca Portalu – osoba fizyczna będąca pracownikiem lub współpracownikiem działu kadr (HR) Klienta, która reprezentuje Klienta i wykorzystując Login i Hasło, zarządza Kontem Klienta na Portalu w imieniu i na rzecz Klienta.
3. Deklaracje PPK – dokumenty składane przez Osoby zatrudnione w celu realizacji obowiązku wynikającego z Ustawy o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4 października 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2215).
4. Formularz Rejestracji – formularz dostępny pod adresem www.myppk.pl, którego wypełnienie jest konieczne w celu utworzenia Konta Klienta w Portalu.
5. Klient – usługobiorca Portalu – prowadząca działalność gospodarczą osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej prowadząca działalność gospodarczą, będąca podmiotem zatrudniającym w rozumieniu Ustawy.
6. Konto Klienta (Konto) – wydzielona przestrzeń na Portalu, określona unikalnym Loginem i zabezpieczona Hasłem, do którego wyłączny dostęp posiada Klient lub upoważniona przez niego osoba.
7. Osoba zatrudniona – usługobiorca Portalu – osoba fizyczna, będąca osobą zatrudnioną w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt. 18 Ustawy, która uzyskuje dostęp ograniczony do funkcjonalności Portalu i wykorzystując Login i Hasło, korzysta z Portalu w celu wypełnienia Deklaracji PPK.
8. Portal myppk.pl (Portal) – platforma internetowa działająca pod adresem www.myppk.pl, umożliwiająca korzystanie z usług oferowanych i świadczonych drogą elektroniczną, zgodnie z Regulaminem, w szczególności zbieranie, przechowywanie i archiwizację Deklaracji PPK.
9. Polityka prywatności – niniejszy dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych w ramach Portalu myppk.pl.  
10. Regulamin – Regulamin Portalu, dostępny pod adresem myppk.pl.
11. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
12. Umowa Konta na Portalu myppk.pl (Umowa) – umowa o świadczenie usług w ramach Portalu zawierana pomiędzy Klientem a Operatorem.
13. Ustawa – Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4 października 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2215).
14. Użytkownik Portalu (Użytkownik) – Klient, Administrator HR, Osoba zatrudniona lub każda inna osoba przeglądająca stronę www Portalu, bez rejestrowania się w nim.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe to wszelkie informacje, które pozwalają na Państwa identyfikację (bezpośrednio lub pośrednio).

Administrator pozyskuje dane osobowe w następujący sposób:

• poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Administratora w ramach Portalu;
• poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

Administrator przetwarza następujące dane osobowe zwykłe:

w przypadku osób odwiedzających Portal:

• informacje o tym, w jaki sposób korzystają Państwo ze strony internetowej (adres IP, dane zawarte w dziennikach logów, dane statystyczne, informacje o używanej przeglądarce internetowej, data i godzina Państwa odwiedzin na naszej stronie).

Adres IP to numer automatycznie nadawany Państwa komputerowi lub innemu urządzeniu, kiedy zostają Państwo połączeni z internetem. Adres IP może być również wykorzystywany do gromadzenia czy też identyfikacji danych demograficznych osób, które odwiedzają naszą stronę internetową. W szczególnych przypadkach możemy dopuścić sporządzenia zbiorczych raportów/ogólnych zestawień tematycznych, które zostaną ujawnione osobom trzecim (podane zestawienia nie zawierają danych pozwalających na identyfikację użytkowników Strony).

w przypadku osób, które skorzystały z formularza kontaktowego:

• imię
• e-mail
• inne dane osobowe podane w treści wiadomości

Podanie danych osobowych w postaci adresu e-mail oraz imienia nie jest wymogiem ustawowym ani umownym, lecz jest niezbędne w celu udzielenia odpowiedzi na złożone zapytanie/dalsze zapytanie.

w przypadku osoby upoważnionej przez Klienta, która w imieniu Klienta dokonuje rejestracji Klienta w Portalu myppk.pl poprzez Formularz Rejestracji:

• imię i nazwisko
• służbowy adres e-mail
• służbowy numer telefonu
• login i hasło
• dane firmowe (nazwa i adres firmy, NIP)

Podanie danych osobowych wskazanych w Formularzu Rejestracji nie jest wymogiem ustawowym, lecz w odniesieniu do większości danych jest niezbędne do zarejestrowania Klienta w Portalu.

w przypadku Administratorów HR:

• imię i nazwisko
• służbowy adres e-mail
• służbowy numer telefonu
• login i hasło
• dane firmowe (nazwa i adres firmy, NIP).

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• w celu zawarcia i realizacji Umowy Konta na Portalu, co obejmuje przetwarzanie danych osobowych osób upoważnionych przez Klientów, dokonujących w ich imieniu rejestracji na Portalu oraz Administratorów HR w związku z rejestracją do Portalu.

Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby upoważnionej przez Klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

W każdej chwili mogą Państwo wycofać zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody udzielonej przed jej wycofaniem.

• w celu prowadzenia księgowości, wystawiania i przechowywania faktur, co obejmuje przetwarzanie danych osobowych osób upoważnionych przez Klientów oraz Administratorów HR w związku z zawarciem i realizacją Umowy Konta na Portalu.

Podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków wynikających z prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

• w celu udzielenia odpowiedzi na złożone zapytanie, co obejmuje wykorzystanie danych podanych w formularzu kontaktowym w celu udzielenia odpowiedzi na złożone zapytanie lub dalsze zapytania (pochodzące od tej samej osoby).

Podstawą prawną przetwarzania jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

• w celu dochodzenia roszczeń przysługujących Administratorowi i obrony Administratora przed roszczeniami, co obejmuje przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń przysługujących Administratorowi lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Administratorowi.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci dochodzenia lub obrony roszczeń własnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

• w celu tworzenia zestawień, analiz, statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora, w tym administrowania Portalem, co obejmuje raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju, tworzenie modeli statystycznych, diagnozę problemów związanych z pracą naszego serwera, analizę naruszeń bezpieczeństwa, automatyczne gromadzenie danych zawartych w dziennikach logów i adresów IP.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci administrowania i obsługi Portalu oraz usprawnienia usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Inspektor Ochrony Danych  

1. W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz w celu zapewnienia realnej ochrony danych, Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem: ul. Aleja Komisji Edukacji Narodowej 36 lok. 112B, 02-797 Warszawa lub poprzez pocztę elektroniczną: iodo@myppk.pl.

6. Odbiorcy danych osobowych

W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Państwa dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Klientem umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to następujących grup odbiorców:

• upoważnieni pracownicy, współpracownicy, partnerzy Administratora, którzy korzystają z danych w celu realizacji Umowy Konta na Portalu;
• podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, uczestniczące w wykonywaniu czynności przetwarzania Administratora, tj. podmioty obsługujące systemy informatyczne Administratora i udostępniające mu narzędzia informatyczne; podmioty świadczące usługi hostingowe, doradcze, konsultacyjne, audytowe, podatkowe, rachunkowe;
• podmioty przetwarzające dane we własnym imieniu, tj. podmioty prowadzące działalność pocztową i kurierską, banki lub instytucje płatnicze.

7. Okres przechowywania danych osobowych

1. Dane zgromadzone w związku z korzystaniem z Portalu będą przetwarzane nie dłużej, niż jest to konieczne do administrowania i obsługi Portalu. W przypadku dokonania rejestracji w Portalu i zawarcia Umowy Konta na Portalu, dane osobowe będą przetwarzane przez czas potrzebny do realizacji Umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (np. prawa podatkowego) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (w zależności od tego, który z okresów jest dłuższy).
2. W przypadku danych osobowych zgromadzonych przez formularz kontaktowy, dane te będą przetwarzane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie/dalsze zapytanie. Następnie ich przetwarzanie zostanie ograniczone do ich przechowywania w ramach archiwizacji korespondencji mailowej. Dane te będą przechowywane do czasu skutecznego zgłoszenia żądania ich usunięcia.

8. Uprawnienia

1. Przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora:

• • dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących
  • ich sprostowania
  • usunięcia danych przetwarzanych bezpodstawnie
  • ograniczenia przetwarzania
  • przeniesienia danych do innego administratora.

2. Osoby zarejestrowane w Portalu oraz Administratorzy HR mogą również uzyskać dostęp do swoich danych osobowych poprzez swoje Konto w Portalu, gdzie, po zalogowaniu, mają możliwość dokonania modyfikacji swoich danych osobowych oraz ustawień ich przetwarzania.
3. Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza prawo, mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Biuro Urzędu Ochrony Danych Osobowych znajduje się w Warszawie (00-193) przy ul. Stawki 2, tel. 022 531 03 00; elektroniczna skrzynka podawcza znajduje się na stronie https://uodo.gov.pl.

9. Logi systemowe

Każda wizyta Użytkownika odwiedzającego stronę https://portal.myppk.pl jest automatycznie rejestrowana na serwerze w tzw. logach systemowych. Zapisywane w ten sposób dane to m.in. data, czas wizyty oraz adres IP. Dane z logów systemowych wykorzystywane są wyłącznie do celów administracji serwerami i prowadzenia statystyk odwiedzin witryn internetowych.

10 Informacja o plikach cookies i podobnych technikach

1. Portal MYPPK korzysta z plików cookies.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Portalu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Portalu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Portalu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Operator Portalu.
4. Pliki cookies wykorzystywane są w celu utrzymania sesji użytkownika Portalu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Portalu ponownie wpisywać loginu i hasła. Służą również uwierzytelnianiu osób korzystających z Portalu.
5. W ramach Portalu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Portalu.

11. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

1. Pliki cookies nie służą do przetwarzania ani do przechowywania danych osobowych, nie można za ich pomocą dokonać bezpośredniej identyfikacji Użytkownika oraz nie wprowadzają zmian konfiguracyjnych w przeglądarce i telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym. Użytkownik ma możliwość samodzielnego określenia warunków stosowania techniki cookies i w każdej chwili może wyłączyć ich obsługę, za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub konfiguracji usługi. Może to powodować brak lub niewłaściwe wyświetlanie większości stron internetowych.
2. W niektórych przypadkach możliwe jest ustawienie przeglądarki, by w każdym przypadku wyświetlane było pytanie o zgodę Użytkownika na pliki cookies. Daje to Użytkownikowi możliwość kontroli nad plikami cookies, ale może spowolnić działanie przeglądarki.
3. Jeśli Użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji Użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie z Portalu.
4. W celu zarządzania ustawieniami cookies prosimy wybrać z listy poniżej przeglądarkę internetową, której Państwo używacie i postępować zgodnie z instrukcjami:

• • Edge
  • Internet Explorer
  • Chrome
  • Safari
  • Firefox
  • Opera

Urządzenia mobilne:

• • Android
  • Safari (iOS)
  • Windows Phone

Brak dokonania zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika, a tym samym Administrator będzie przechowywać informacje w urządzeniu końcowym Użytkownika i uzyskiwać do nich dostęp.

12. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności po to, aby odzwierciedlić zmiany w zakresie funkcjonalności oferowanych w ramach Portalu, zakresu usług świadczonych w ramach Portalu, a także zmiany we właściwych przepisach prawa lub ulepszenia w zakresie przetwarzania przez Administratora danych. Informacja o dacie wejścia w życie Polityki prywatności (także w nowej wersji) będzie umieszczona w treści Polityki prywatności. Każda zmiana staje się skuteczna w terminie 14 dni od momentu opublikowania w Portalu zmienionej Polityki Prywatności.
2. Jeśli nie zgadzają się Państwo na nowe brzmienie Polityki Prywatności, mogą Państwo we wskazanym powyżej terminie usunąć Konto w Portalu.
3. W przypadku ewentualnych problemów, pytań lub sugestii dotyczących prezentowanych na Stronie internetowej informacji, a także pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt w następujący sposób:

• • kontakt e-mailowy pod adresem kontakt@myppk.pl;
  • kontakt pisemny, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: PROPEOPLE sp. z o.o. sp.k., ul. Aleja Komisji Edukacji Narodowej 36 lok. 112B, 02-797 Warszawa;
  • korzystając z formularza kontaktowego dostępnego w Portalu (zakładka Kontakt).

Postaramy się wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 20 czerwca 2019 r.

​