REGULAMIN Portalu myppk.pl

Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady, zakres i warunki świadczenia usług w ramach Portalu myppk.pl przez PROPEOPLE sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Warszawie przy Alei Komisji Edukacji Narodowej 36 lok. 112B, 02-797 Warszawa (zwaną dalej „ProPeople”).

• 1. Definicje

Użyte w Regulaminie określenia należy rozumieć jak podano poniżej:

• 2. Zasady korzystania z Portalu

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Portalu myppk.pl jako usługi świadczonej drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługi objęte niniejszym Regulaminem świadczone są przez ProPeople spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k.
3. Korzystanie z Portalu możliwe jest wyłącznie po zapoznaniu się z treścią Regulaminu i akceptacji wszystkich jego postanowień.
4. Użytkownik oświadcza i zobowiązuje się, że jego działania prowadzone w ramach Portalu będą zgodne z niniejszym Regulaminem, obowiązującym prawem oraz dobrymi obyczajami, a także, że nie będą naruszać praw i interesów Operatora.
5. W przypadku stwierdzenia, że Użytkownik korzysta z Portalu w sposób niezgodny z Regulaminem, a w szczególności dopuszcza się działań opisanych w ustępie poprzedzającym, Operator może niezwłocznie zablokować jego dostęp do Portalu, ma również prawo podjąć wszelkie działania prowadzące do naprawienia poniesionej w związku z tym szkody.
6. Bieżący kontakt Użytkownika z Operatorem możliwy jest za pod adresem [email protected]
7. Portal nie świadczy usług na rzecz osób będących konsumentami w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
8. Wszelkie prawa własności intelektualnej, w tym prawa autorskie do Portalu przysługują Operatorowi. Użytkownik nie jest uprawniony do kopiowania, powielania Portalu lub jakichkolwiek jego elementów. Użytkownik może korzystać z Portalu tylko w zakresie określonym w niniejszym Regulaminie. Zabrania się powielania lub wykorzystywania zawartości Portalu w każdy inny sposób.

• 3. Funkcjonalności Portalu myppk.pl

1. Portal umożliwia Osobie upoważnionej w imieniu Klienta:
   • wypełnienie Formularza Rejestracji w celu zarejestrowania Klienta w Portalu;
   • złożenie w imieniu Klienta oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Regulaminu i jego akceptacji;
   • wskazanie adresu e-mail, na który powinno zostać wysłane Zamówienie oraz umowa powierzenia przetwarzania danych.
2. Portal umożliwia Administratorowi HR:
   • wskazanie innych Administratorów HR (zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Klienta);
   • wysłanie maili powitalnych do Osób zatrudnionych;
   • przekazanie informacji o PPK i zebranie potwierdzeń od Osób zatrudnionych o zapoznaniu się z programem (wypełnienie obowiązku informacyjnego);
   • zebranie zgód Osób zatrudnionych na przekazanie danych zgodnych z Ustawą do instytucji finansowej;
   • zgłoszenie uczestników PPK;
   • zmianę danych lub usunięcie uczestnika / uczestników PPK;
   • zebranie deklaracji PPK;
   • wygenerowanie listy uczestników PPK;
   • wysłanie listy uczestników PPK do wybranego Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych
   • stały dostęp do Konta w Portalu.
3. Portal umożliwia Osobie zatrudnionej:
   • dostęp do Konta Osoby zatrudnionej w Portalu za pomocą indywidualnego linka przekazanego w mailu powitalnym przesłanym przez Administratora HR;
   • zgłoszenie do programu i składanie dyspozycji PPK;
   • zmianę lub usunięcie danych w ramach PPK.
4. W ramach Portalu dostępne są usługi „PPK – mój pierwszy raz” oraz „PPK- Kontynuacja”.
5. Usługa „PPK – mój pierwszy raz” obejmuje funkcjonalności określone w pkt. 1-3 powyżej i świadczona jest przez okres od dnia Aktywacji do końca miesiąca, w którym Klient wygenerował pierwszą listę uczestników PPK i wysłał ją do instytucji finansowej za pomocą Portalu.
6. Usługa „PPK –Kontynuacja” – obejmuje funkcjonalności określone w pkt. 1-3 powyżej
   i świadczona jest na rzecz Klientów kontynuujących korzystanie z Portalu po wygenerowaniu pierwszej listy uczestników PPK i wysłaniu ich do instytucji finansowej, przez okres 12 miesięcy od dnia Aktywacji z możliwością dalszego automatycznego przedłużenia na czas nieokreślony.
7. Operator może świadczyć na rzecz Klienta usługi inne niż wymienione w pkt. 4 powyżej, na podstawie odrębnej umowy zawartej z Klientem, w szczególności Usługi HR lub Usługi IT.

• 4. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Portalu

1. Dla poprawnego korzystania z Portalu konieczne jest spełnianie przez system teleinformatyczny Użytkownika następujących minimalnych wymagań technicznych:
   • zastosowanie przeglądarek: Chrome, Firefox, Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Opera (tylko wersje desktopowe), Android Browser (dostępne na systemie Android) (wspierane są także starsze wersje, ale ich działanie należy wcześniej sprawdzić) z włączoną obsługą JavaScript i z włączoną obsługą plików cookies;
   • dostęp do Internetu o minimalnej przepustowości łącza internetowego 1Mbit/s;
   • zastosowanie oprogramowania do czytania plików w formacie pdf.
2. Wskazane ze względu na bezpieczeństwo, ale nie wymagane jest posiadanie konta
   e-mail.
3. Dodatkowo wskazane jest, aby Administrator HR oprócz wersji co najmniej jednej z przeglądarek wskazanych w pkt. 1.1) powyżej, posiadał również zainstalowany program Microsoft Excel w wersji z roku 2007 lub późniejszej oraz program otwierający pliki archiwum ZIP.

• 5. Zawarcie oraz rozwiązanie Umowy o korzystanie z Serwisu myppk.pl

1. Umowa Konta na Portalu myppk.pl pomiędzy Klientem a Operatorem zostaje zawarta
   z chwilą:
   • złożenia elektronicznego zgłoszenia poprzez Formularz Rejestracji dostępny na Portalu przez Osobę upoważnioną; zaakceptowania niniejszego Regulaminu przez Osobę upoważnioną;
   • dokonania autoryzacji Klienta przez Partnera lub Operatora;
   • wypełnienia formularza Zamówienia oraz odesłanie skanu, a następnie oryginału podpisanego Zamówienia na adres operatora wskazany w Zamówieniu;
   • zawarcia pomiędzy Klientem a Operatorem w postaci elektronicznej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Osób zatrudnionych;
   • uiszczenia przez Klienta Opłaty zgodnie z § 6 Regulaminu i zaksięgowania opłaty na koncie Operatora.
2. Podane przez Klienta w Formularzu Rejestracyjnym dane, powinny być zgodne ze stanem faktycznym i prawnym. W okresie świadczenia usługi Konta na Portalu, Klient zobligowany jest do niezwłocznego aktualizowania tych danych, w każdym przypadku ich zmiany. W przypadku braku wykonania tego obowiązku lub jego nienależytego wykonania, wszystkie oświadczenia, faktury lub informacje wysłane do Klienta przez Operatora na dotychczasowo podane dane, w tym adresy elektroniczne, będą uważane za skutecznie doręczone.
3. Po dokonaniu czynności opisanych w pkt. 1) pkt. 1)-3) powyżej, Operator przesyła formularz Zamówienia na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracji. Zamówienie określa w szczególności opis i zakres zamówionych usług oraz ich cenę. Klient jest obowiązany wskazać w formularzu Zamówienia dane Administratora HR oraz dane Klienta. . Zamówienie powinno zostać podpisane własnoręcznie przez Administratora HR, a także osobę upoważnioną do reprezentacji Klienta zgodnie z aktualnym rejestrem przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i odesłane w kopii (skan), a następnie
   w oryginale na adres Operatora.
4. Z chwilą wykonania wszystkich czynności określonych w pkt. 1 powyżej, Operator:
   • nadaje Login osobie, która ma działać w imieniu Klienta jako Użytkownik – Administrator HR, na podstawie dyspozycji Klienta zawierającej m.in. adres poczty elektronicznej Użytkownika – Administratora HR;
   • nadaje Loginy każdej z Osób zatrudnionych wskazanych przez Klienta, na podstawie dyspozycji Klienta zawierającej m.in. adres poczty elektronicznej Użytkownika – Osoby zatrudnionej;
   • dokonuje Aktywacji Konta Klienta na Portalu.
5. Operator przesyła link do Portalu wraz z Loginem na adresy poczty elektronicznej wskazane zgodnie z pkt. 4 powyżej.
6. Administrator HR w celu uzyskania dostępu do Portalu wciska przycisk „Logowanie pracodawca” oraz wpisuje Login oraz ustanawia hasło. Ustanowienie oraz zmiana hasła następuje za pośrednictwem Portalu myppk.pl.
7. Osoba zatrudniona w celu uzyskania dostępu do Portalu wciska przycisk „Logowanie pracownik” oraz wpisuje Login oraz ustanawia hasło. Ustanowienie oraz zmiana hasła następuje za pośrednictwem Portalu myppk.pl.
8. Umowa na świadczenie usług w ramach Portalu zostaje zawarta:
   • w przypadku zgłoszenia do usługi „Moje pierwsze PPK” – od dnia Aktywacji do ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiło wysłanie przez Klienta pierwszej listy uczestników PPK do instytucji finansowej;
   • w przypadku zgłoszenia do usługi „PPK – Kontynuacja ”- na okres 12 miesięcy od dnia Aktywacji, z możliwością dalszego automatycznego przedłużenia na czas nieokreślony
9. Przedmiotem Umowy Konta jest zapewnienie wskazanemu przez Klienta Administratorowi HR stałego dostępu do Konta Klienta na Portalu oraz umożliwienie Administratorowi HR korzystanie z Konta.
10. Tryb Klienta umożliwia Klientowi i Administratorowi HR dostęp do wszystkich danych Klienta, a także min. podgląd Kont Osób zatrudnionych, jak również pozwala na bieżące monitorowanie postępów w wypełnianiu Deklaracji PPK przez Osoby zatrudnione.
11. Tryb Osoby zatrudnionej pozwala na dostęp tylko do danych Osoby zatrudnionej. Osoba zatrudniona uzyskuje dostęp do funkcjonalności Portalu dedykowanych wyłącznie dla Osoby zatrudnionej.
12. Dostęp do Portalu przez Osobę zatrudnioną odbywa się za pośrednictwem Indywidualnego linka przekazanego w mailu powitalnym przesłanym przez Administratora HR.

• 6. Wynagrodzenie

1. Opłaty należne od Klienta na rzecz Operatora z tytułu korzystania z Portalu określa Cennik stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu oraz Zamówienie. W razie rozbieżności pomiędzy postanowieniami Cennika i Zamówienia, obowiązuje cena określona przez Strony w Zamówieniu.
2. W celu aktywacji Konta na Portalu, Klient obowiązany jest podać poprawne dane niezbędne do wystawienia faktury VAT, w tym NIP. Klient zagraniczny, posiadający NIP europejski, obowiązany jest do uzupełnienia swoich danych firmowych o ten numer NIP.
3. Operator wystawia fakturę proforma i wysyła na adres mailowy Administratora HR po otrzymaniu Zamówienia od Klienta i rejestracji Klienta na Portalu myppk.pl.
4. Klient zobowiązany jest do opłacenia kwoty wskazanej na fakturze. Kwota wskazana na fakturze zgodna jest z kwotą wskazaną w Cenniku stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu, ale może być pomniejszona o kwotę rabatu przysługującego ze względu na prowadzone przez Operatora lub podmioty z nim współpracujące okazjonalne akcje promocyjne.
5. Rabaty przysługujące Klientowi ze względu na oddzielnie prowadzone przez Operatora lub podmioty z nim współpracujące okazjonalne akcje promocyjne nie podlegają kumulacji.
6. Wynagrodzenie płatne jest przelewem na wskazane na fakturze konto.
7. Operator zastrzega sobie prawo do zmian wysokości opłat za korzystanie z usług w ramach Portalu i zasad dotyczących tych płatności.
8. Usługa zostanie uruchomiona w momencie potwierdzenia zaksięgowania środków na koncie Operatora. Klient otrzyma automatyczne powiadomienie o Aktywacji Konta wraz z dostępem do Portalu.
9. Operator będzie dokonywał comiesięcznej weryfikacji liczby Użytkowników. W przypadku jej zwiększenia za kolejny miesiąc Klient otrzyma fakturę na nową wartość. Faktura ta płatna jest w ciągu 14 dni od daty jest wystawienia. Brak opłacenia faktury powoduje wstrzymanie świadczenia usługi (tj. zablokowanie Konta) do czasu realizacji płatności.
10. Korzystanie z Portalu myppk.pl przez Osobę zatrudnioną, jest nieodpłatne.

• 7. Postępowanie reklamacyjne

1. Reklamacja dotycząca usług świadczonych w ramach Portalu winna zostać przesłana do Operatora przez Użytkownika drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pisemnie na adres Operatora podany w § 1 Regulaminu i powinna zawierać:
2. dane identyfikacyjne Użytkownika, w tym adres korespondencyjny;
3. uwagi Użytkownika;
4. okoliczności uzasadniające reklamację Użytkownika;
5. ewentualne roszczenia Użytkownika oraz sugestie Użytkownika, co do sposobu usunięcia opisanej nieprawidłowości.
6. Operator Portalu myppk.pl obowiązany jest udzielić odpowiedzi na reklamację, w terminie 14 dni od daty jej otrzymania, wskazując, czy uznaje reklamację oraz w jaki sposób zamierza ją załatwić lub informując o braku podstaw do uznania reklamacji wraz z uzasadnieniem swojego stanowiska. W przypadku konieczności uzupełnienia zgłoszenia reklamacji lub wyjaśnienia dodatkowych okoliczności związanych z usługami świadczonymi na rzecz Operatora przez podmioty, za które Operator nie ponosi odpowiedzialności, bądź działają one na rzecz Operatora jako podwykonawcy, Operator przesyła Użytkownikowi w terminie 7 dni, informację o potrzebie uzupełnienia przez niego zgłoszenia lub wyjaśnienia tych okoliczności.
7. Zgłoszenie niespełniające wymogów, o których mowa w pkt. 1 powyżej jest nieskuteczne do dnia jego uzupełnienia i termin 14 dni na odpowiedź Operatora biegnie od dnia poprawnego uzupełnienia zgłoszenia reklamacji.

• 8. Dostępność Portalu myppk.pl

1. Portal będzie dostępny 7 (siedem) dni w tygodniu 24 godziny na dobę, z zastrzeżeniem pkt. 2 poniżej.
2. Operator zastrzega sobie prawo do czasowego wstrzymania możliwości korzystania z Portalu:
   • celem dokonania prac konserwacyjnych lub czynności serwisowych, po wcześniejszym poinformowaniu Użytkowników w Portalu;
   • w przypadku awarii;
   • z powodu czasowego braku odstępu do Portalu;
   • w razie stwierdzenia nieprawidłowości w korzystaniu z Portalu przez Użytkownika, w szczególności naruszenia bezpieczeństwa korzystania z Portalu lub wystąpienia okoliczności, które mogłyby narazić na szkodę Użytkowników lub Operatora.
3. W przypadku wystąpienia przerwy w dostępie do systemu informatycznego powstałej z winy Operatora i poinformowania o tym Operatora przez Użytkownika na adres e-mail [email protected], PROPEOPLE zobowiązuje się przywrócić dostęp do systemu informatycznego w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia (do tego okresu 24 godzin nie wlicza się godzin wypadających w soboty i dni ustawowo wolne od pracy).

• 9. Odpowiedzialność Operatora

1. Odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika ze wszystkich tytułów wynikających ze świadczenia usług w ramach Portalu jest ograniczona do kwoty ostatnio uiszczonej faktury przez Klienta przed zdarzeniem rodzącym odpowiedzialność Operatora.
2. Operator nie odpowiada za szkody będące skutkiem przerw w dostępie Użytkownika do Internetu lub przerw w dostępie do Portalu spowodowanych niewywiązaniem się z zobowiązań przez osoby trzecie, w szczególności operatorów telekomunikacyjnych lub spowodowanych awarią sieci teleinformatycznej.
3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wywołane korzystaniem z Portalu przez Użytkowników w sposób niezgodny z prawem lub sprzeczny z postanowieniami Regulaminu.
4. Operator nie ponosi w żadnym wypadku odpowiedzialności za szkody polegające na utracie przez Użytkownika korzyści, które uzyskałby, gdyby szkody nie wyrządzono.
5. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z brakiem u Użytkownika odpowiednich zabezpieczeń przed przejęciem Loginu i Hasła lub udostępnieniem przez Klienta, Administratora lub Użytkownika Loginu i Hasła osobom nieuprawnionym lub niegodnym zaufania.
6. Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym § 9 nie dotyczą odpowiedzialności za szkody wyrządzone umyślnie oraz innych przypadków, gdy umowne ograniczenie odpowiedzialności nie jest możliwe z uwagi na obowiązujące przepisy prawa.

• 10. Bezpieczeństwo danych osobowych w związku ze świadczeniem usług w ramach Portalu myppk.pl

1. Wszystkie dane wprowadzone do Konta Klienta i konta Osoby zatrudnionej będą przechowywane przez Operatora zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(dalej RODO).
2. Operator zobowiązuje się, że będzie wykorzystywał dane wprowadzone przez Klienta lub osoby przez niego upoważnione wyłącznie w celu wykonania Umowy Konta oraz w przypadkach określonych przepisami prawa, w szczególności, gdy Operator jest zobowiązany udostępnić dane osobowe sądom, organom ścigania lub administracji publicznej.
3. Wszystkie dane przechowywane przez Operatora będą chronione i zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz oraz przed nieuprawnionym dostępem wewnętrznym (tj. przed dostępem nieuprawnionych pracowników Operatora). Operator zobowiązuje się zabezpieczać bazy danych poprzez szyfrowanie plików danych, ich logów oraz backupów.
4. Szczegółowe warunki bezpieczeństwa danych osobowych reguluje Polityka Bezpieczeństwa.
5. Po upływie 14 dni od rozwiązania Umowy Konta dane wprowadzane przez Klienta są bezpowrotnie kasowane, bez możliwości ich odzyskania.

• 11. Dane osobowe

1. Operator jest administratorem danych osobowych:
   • Osób upoważnionych przez Klientów, które w imieniu Klientów dokonują rejestracji Klienta w Portalu myppk.pl poprzez Formularz Rejestracji;
   • danych Administratorów HR podanych przez Klienta oraz w toku rejestracji do Portalu.
2. Dane osobowe określone w pkt. 1 powyżej przetwarzane są przez Operatora w celach związanych z zawarciem Umowy Konta oraz w celu wykonania czynności niezbędnych do zawarcia tej Umowy, jak również w celach związanych ze świadczeniem usług objętych Regulaminem.
3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych określonych w pkt. 1 powyżej przez Operatora określają klauzule informacyjne zamieszczone pod Formularzem Rejestracyjnym oraz Polityka Prywatności.
4. Dane osobowe Osób zatrudnionych przetwarzane są przez Operatora w celach wykonania uprawnień i obowiązków wynikających z Umowy Konta zawartej z Klientem, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej pomiędzy Operatorem a Klientem.
5. W celu umożliwienia realizacji Umowy Konta niezbędne jest powierzenie przez Klienta Operatorowi przetwarzania danych osobowych Osób zatrudnionych, a tym samym zawarcie między Klientem a Operatorem umowy powierzenia przetwarzania danych. Umowa powierzenia przetwarzania danych zostanie zawarta w formie elektronicznej w trakcie procesu rejestracji Klienta do Portalu i stanowi integralną część Umowy Konta zawieranej na podstawie niniejszego Regulaminu.

• 12. Rezygnacja z korzystania z Portalu

1. Klient może wypowiedzieć Umowę Konta z zachowaniem 1 (jednomiesięcznego) okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Wypowiedzenie Umowy Konta może nastąpić poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: [email protected] lub złożenie pisemnego oświadczenia i przesłanie go na adres: ProPeople spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, ul. Aleja Komisji Edukacji Narodowej 36 lok. 112B, 02-797 Warszawa. Rezygnacja z korzystania z Portalu jest skuteczna na koniec miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym Operator otrzymał oświadczenie Użytkownika o rezygnacji.
3. Umowa o korzystanie z Portalu zawarta z Administratorem HR ulega rozwiązaniu w przypadku, gdy Administrator HR traci uprawnienie do działania w imieniu klienta.
4. Umowa o korzystanie z Portalu zawarta z Osobą zatrudnioną ulega rozwiązaniu w przypadku utraty przez tę osobę statusu osoby zatrudnionej u Klienta w rozumieniu Ustawy.
5. Operator może zaprzestać świadczenia usług w ramach Portalu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy pomimo wezwania do zaprzestania naruszeń i upływu wyznaczonego w wezwaniu terminu, Użytkownik nadal narusza postanowienia niniejszego Regulaminu.
6. Dodatkowo, Operator może zaprzestać świadczenia usług w ramach Portalu na rzecz Klientów w każdym czasie i z dowolnych przyczyn. Zaprzestanie świadczenia usług w ramach Portalu jest skuteczne na koniec miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym Portal zawiadomił o tym Klientów poprzez wiadomość poczty e-mail, na adres e-mail wskazany przez Klientów.

• 13. Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
2. Operator może wprowadzać zmiany do Regulaminu. Informacje o treści zmian oraz dacie ich wejścia w życie Operator umieszcza na stronie internetowej pl.
3. W terminie 14 dni od dnia ogłoszenia informacji o zmianie Regulaminu, Użytkownik może złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o świadczeniu usług w ramach Portalu – w takim przypadku Umowa o świadczenie usług w ramach Portalu myppk.pl ulega rozwiązaniu z końcem miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu w którym nastąpiło złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy. Po upływie terminu wskazanego w zdaniu powyżej Strony wiąże umowa o treści wynikającej ze zmienionego Regulaminu Portalu myppk.pl.
4. Integralną część Regulaminu stanowią następujące załączniki:

• Cennik
• Wzór Zamówienia

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 14.10.2019 r.